20.06.2025

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В эпоху могущества и счастья туркменский народ во главе с уважаемым Президентом Туркменистана Гурбангулы Бердымухамедовым уверенно идет по пути достижения нового уровня развития во всех отраслях народного хозяйства. Высокая динамика преобразований в жизни общества и государства под дальновидным руководством лидера нации являетсяхарактерной особенностью современной эпохи развития нашей Родины. Туркменский народ активно участвует в реализации великихцелей, исходящих из программ социально-экономического развития нашей страны. Все это отражается в разнообразных документах, создаваемых на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее – организации).

В Законе Туркменистана «Об архивах и архивном деле Туркменистана» документ определяется как материальный объект с зафиксированной на нем информацией о предметах действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма,графики, фотографии, видео извукозаписи или другим способом на любом носителе.

В деятельности организаций создается большое количество самых разных документов, ценность содержащейся информации в которых различна. Наибольшая часть создаваемых документов содержит информацию разового характера, используется в оперативных целях и вскоре теряет свое значение. Это документы с временными срокамихранения (от 1 года до 5 лет).К ним относятся оперативные отчеты, ежемесячные сведения о выполнении планов, анализы, справки, расчеты, заказы, требования, переписка и др.

Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет и относятся к документам долговременного срока хранения(от 10 лет и более). Это: приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, лицевые счета рабочих и служащих, журналы учета трудовых книжек, протоколы государственных экзаменационных комиссий, копии архивных справок, выданные по запросам граждан и др.

В деятельности организаций образуются и такие документы, которые содержат ценную для научных и практических целей информацию и должны храниться постоянно. К ним относятся: приказыпо деятельности организации, перспективные и годовые планы и отчеты,протоколы коллегиальных и контрольных (ревизионных) органов, штатныерасписания, балансы производственных мощностей, финансово-экономические и конъюнктурные обзоры и др.

Изучение образовавшихся в организации документов проводится на основании определенных принципов и критериев их ценности для того, чтобы определить срокиих хранения и провести отборна государственное хранение. Эта комплексная работа называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценкидокументов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешнихособенностей документов.

Принцип историзма требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетомособенностей времени и места создания документов, предполагает рассматривать явления в их развитии, раскрывает закономерности развития отношенийв обществе, отраслях народного хозяйства.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации (лица) в системе государственного управления или определенной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов. К критериямсодержания относятся: значимость события (явления, предмета),отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей); наличиерезолюций; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

Экспертиза ценностидокументов проводится:

• в делопроизводстве организации;
• в ведомственном архиве;
• в государственном архиве.

Экспертиза ценности документов на первом этапе осуществляется в делопроизводстве организаций работниками делопроизводственной и архивной служб, при составлении номенклатуры дел, установлении сроков хранения документов, в этом активнуюметодическую и практическую помощь оказывают им государственные архивы.

В ведомственном архиве проводится:

• полистная экспертиза ценности всего документального фонда организации; полная обработка дел постоянного хранения,составление описей дел постоянного хранения и подготовка их к передачена государственное хранение;
• обработка дел по личному составу, срок хранения которых 75 лет, составление описей дел долговременного срока хранения;

– отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и составление на них акта по определенной форме.

В государственном архиве экспертиза ценности документов проводится каксамостоятельный вид работыпри наличии в фонде дел, не подлежащих хранению, при описании и переработке описей архивных фондов.

Рассмотрение вопросов, связанных с определением состава Национального архивного фонда Туркменистана (далее – НАФТ), с экспертизой ценности документов и отбором документов на государственное хранение, осуществляется постояннодействующими экспертными комиссиями. В организациях отрасли (системы), в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия (ЭК) назначается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников организации. Для координации деятельности ЭК подведомственных организаций, для контроляобеспечения сохранности документов и передачи их на госхранение по системе в целом, в министерствах и крупных ведомствах создается центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭК). Председателем ЦЭК назначается один из заместителей руководителя министерства, ведомства или руководитель его структурного подразделения. В составЦЭК включается представитель государственного архива.

Экспертные комиссии организаций организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение, рассматривают описи дел постоянного хранения и по личномусоставу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению; участвуют в подготовке и рассмотрении проектовперечней и номенклатур дел, вносят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями,и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.ЦЭК министерства, ведомства рассматривает поступившие предложения и представляет их в Центральную экспертно- проверочную комиссию (ЦЭПК) Главного архивного управления для вынесения решения.

Экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК) являются научно-методическими центрами по вопросам экспертизы ценности документови комплектования государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства, а также контроляза работой экспертных комиссий организаций. ЦЭПК Главного архивного управления осуществляет организационно-методическое руководство экспертными комиссиями государственных и ведомственных архивов,является центром научно-методического решения вопросов экспертизы. На ее заседаниях рассматриваются и утверждаются основные справочники и методические пособия по экспертизе, имеющиесилу для всех государственных архивных учреждений и ведомственных архивов Туркменистана.

Экспертные и экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК, ЭПК, ЦЭК, ЭК) – это совещательные органы, деятельность которых осуществляется на основе преемственности, определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколыутверждаются руководителем архивного учреждения, организации.

Экспертиза ценности документов НАФТ является одним из важнейших видов работы ведомственных и государственных архивов, от которой зависит качественный состав документов, принимаемых на государственное хранение.

Работа по экспертизе ценности документов НАФТ состоит из целого комплекса взаимосвязанных работ.Это законодательное и нормативно-методическое обеспечение организации и проведения экспертизы ценности документов НАФТ, организация работы делопроизводственных и экспертных службв организациях и государственных архивах,научно-техническая обработка и описание архивных документов, порядок уничтожения документов с временными сроками хранения.

За годы независимости архивные учреждения Туркменистана разработали новую законодательную и нормативно-методическую базу, позволяющую выполнять основные задачи и функции, возложенные на государственные и ведомственные архивы в современный период (Закон «Об архивах и архивном деле Туркменистана», положения о Национальном архивном фонде Туркменистана (НАФТ),Главном архивном управлении, государственных архивах, о совещательных органах, об экспертных и делопроизводственных службах.

Изучение видов документов в определенных категориях организаций и оценка их содержания позволяют делать обобщения и выводы, на основании которых разрабатываются списки организаций с учетом значимости создаваемой ими документации (подлежащей и не подлежащей государственному хранению), т.е. определяются организации – источники комплектования госархивов. С этой целью в Главархиве в 2002 г. были разработаны и в 2018 году обновлены «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов Туркменистана. Примерные списки видов предприятий, учреждений, организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов Туркменистана», на основании которых госархивы разрабатывают конкретные списки организаций, являющихся источниками комплектования (список №1) и не являющихся источниками комплектования (список№2) по своей территориальной принадлежности.

Важным справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Главное назначение перечней – обеспечить сохранность ценных документов, образующихся в деятельности организаций и их поступление на государственное хранение. Главархивом Туркменистана разработан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций Туркменистана, с указанием сроков хранения» (2017 г.), зарегистрированный Министерством адалат Туркменистана 14.09.2015 № 906 взамен ранее действовавшего (2004 г.). Перечень является нормативным актом при определении сроков хранения конкретных категорий документов.

На основании Перечнятиповых документов министерства и ведомства при активнойпомощи госархивов разработали отраслевые (ведомственные) перечни документов с указанием сроков хранения, включающие типовые документы и документы, специфические для данной отрасли, т.е. максимально охватывающие документацию организаций данной отрасли. Это: Главное архивноеуправление, министерства адалат, здравоохранения и медицинской промышленности, нефтегазовой промышленности, культуры, образования; Генеральная прокуратура, Центральный банк, профсоюзы, Госстандарт; Государственная пограничная служба, Государственная миграционная служба, Государственнаяслужба морского и речного транспорта, Демократическая партия Туркменистана, Молодежная организация Туркменистана им. Махтумкули, органы ЗАГСа, Центральная избирательная комиссия и др.

В 2010 г. вышло в свет Учебное пособие «Архивное дело Туркменистана» для учащихся высших учебных заведений. В 2011–2012 гг. Главархивом были изданы «Основные правила работы архивов учреждений, организаций, предприятий Туркменистана» и «Положение по организации делопроизводства в министерствах, ведомствах, организациях Туркменистана», которые активно распространялись в книжном и электронном форматах. И в каждом из них самое серьезное внимание уделяется вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов.

Госархивы проводят специальные занятия по изучениюзаконодательных, нормативно – правовых и методических пособийс архивными и делопроизводственными работниками организаций.

Работники госархивов оказывают организациям методическую и практическую помощь в разработке нормативных и методических пособий, регламентирующих организацию и постановку архивного дела и делопроизводства: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах, положения о ЦЭК (ЭК), должностные инструкции работникам ведомственных архивов. Эта работа включается в план работыгосархива и контролируется его руководством.

Наиболее сложным этапом работы экспертизы ценности документов является научно-техническая обработка и описание архивных документов в организациях. В помощь работникам делопроизводства и ведомственных архивов Центральным государственным архивом Туркменистана разработаны Методические рекомендации по научно-технической обработке документов в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях, предприятиях Туркменистана. Эта работа должна проводиться силами самой организации под методическим руководством работников государственных архивов, а также хозрасчетными подразделениями, созданными во всех госархивах, которые выполняют ее на договорных началах по заявкамот организаций.

Хозрасчетные подразделения госархивов в целом работаютстабильно, заявками обеспечены, выполняют большой объем работына хорошем профессиональном уровне, в основномв организациях, являющихся источниками комплектования (список№1), в отдельных случаях – в организациях, не являющихся источниками комплектования (список №2).

В госархивах проводится работа с владельцами личных архивов, документы которых также подвергаются экспертизе ценности, формируются в дела и передаются на госхранение. Это документы ученых,писателей, композиторов, художников, артистов и других выдающихся деятелей, документы которых представляют историческую, научную, художественную ценность, например, доктора филологических наук Р.Реджепова, доктора исторических наук Г.Мяликгулыева, народных артистов Туркменистана О.Ишанкулиевой и Ф.Алиевой, народных писателей А.Атабаева и А.Агабаева, писателя Т.Курбанова, архитектора А.Эсенова, музыковеда А.Аширова, заслуженного работника культуры И.Еллыева и многих других.

На государственное хранение в плановом порядке поступает научно-техническая документация (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная), политическая документация (документы организаций Демократической партии Туркменистана и Молодежной организации им. Махтумкули), документы на пленочных носителях (кино, фото, фоно, видеодокументы).

На все документы, прошедшие экспертизу ценности,составляются по архивным правиламописи дел, акты на выделениедокументов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Документы включаются в акт после проведения финансовой ревизии и налоговой проверки. Описи и акты представляются на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, а затем – на ЭПК госархивов. После принятия решенияЭПК об утверждении (согласовании) описей и актов их утверждает руководитель организации. Только после этого разрешается уничтожение по акту документов с временными сроками хранения.

В целом по стране плановые задания по проведению комплекса работ по экспертизе ценности и передачедокументов на государственное хранение, как правило, выполняются.

Контроль качества экспертизы ценности документов в архивных учреждениях осуществляют ЦЭПК Главархива и ЭПК госархивов. На заседаниях ЭПК госархивовутверждаются (согласовываются), описи дел, акты на уничтожение дел с временными сроками хранения, положения, инструкции, номенклатурыдел. Ежегодно экспертные службы госархивов рассматривают и выносят решения об утверждении описей на 30 тыс. и более дел постоянного хранения и согласовании описей по личномусоставу на 26 тыс. и более дел. Госархивы проводят работу по обучению архивному делу работников ведомственных архивов, это: совещания и семинары, стажировки архивных работников организаций, где им оказывается методическая и практическая помощь при выполнении всех видов работыкак с выходом на места,так и в госархивах, при этом постоянно даются консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Перед архивистами страныстоит большая и ответственная задача– повышать качественный состав Национального архивного фонда Туркменистана, а значит постоянно совершенствовать работу по экспертизе ценности документов в государственных и ведомственных архивах,внедрять в практику работы современные технологии, формы и методы работы.

 

Главный специалист инспекции 

по контролю за деятельностью 

государственных и ведомственных 

архивов Туркменистана В. Сафиулина

 

Журнал “Türkmen arhiwi”

2025-ый год 25-ый выпуск